TRACES (Trade Control and Expert System)

Allgemeine Informationen

TRACES.NT ist ein von der Europäischen Union eingeführtes Datenbanksystem (TRAde Control and Expert System New Technology). Ab dem 19. Oktober 2017 ist das Datenbanksystem TRACES verbindlich für die Erstellung und Abfertigung von Kontrollbescheinigungen und Teilkontrollbescheinigungen zu nutzen, um den physischen Warenweg im Zusammenhang mit dem Import abzubilden.

Eine Papierform der Kontrollbescheinigung wird es parallel zu TRACES.NT weiterhin geben. Diese ist wie bisher im Original beim Zoll für die Verzollung vorzulegen. Dies bedeutet: Die Drittlandkontrollstelle druckt die Kontrollbescheinigung aus, unterzeichnet das Original und sendet es an den Importeur oder Ersten Empfänger.

Jedes Unternehmen, das in den Importprozess involviert ist (z.B. Importeur, Erster Empfänger), muss sich mit Benutzer in TRACES.NT registrieren. Nur dann können vollständige Angaben in TRACES.NT gemacht und die Kontrollbescheinigung von der Drittlandkontrollstelle erstellt werden.

Wie funktioniert der Ablauf bei TRACES.NT?

  • Registrierung des Importeurs/Erstempfängers bei TRACES.NT


  • Validierung der Registrierung in TRACES.NT durch die zuständige Länderbehörde


  • Exporteur beantragt die Kontrollbescheinigung bei seiner Kontrollstelle. Alternativ kann auch der Importeur die Daten der Kontrollbescheinigung in TRACES.NT eingeben. Achtung, alle Pflichtfelder in TRACES.NT müssen ausgefüllt werden!

  • Papierversion wird weiterhin von der Kontrollstelle des Exporteurs (Drittlandkontrollstelle) ausgestellt.

  • Drittlandkontrollstelle wird automatisch über die Eintragung in TRACES.NT informiert.

  • Daten in TRACES.NT werden von der Drittlandkontrollstelle geprüft und bestätigt werden.

  • Importeur informiert ABCERT über den Import vor der Verzollung (Zusendung der Kontrollbescheinigung per Mail (info@abcert.de) oder Fax (0711/351792-200))

  • Zoll bearbeitet ausgedruckte Kontrollbescheinigung bei Verzollung und gleicht diese mit TRACES.NT ab. Importware wird nur verzollt, wenn Daten vollständig in TRACES.NT eingetragen sind.

  • Erstempfänger dokumentiert den Erstempfang auf der Papierversion der Kontrollbescheinigung in Feld 21.

  • Importeur bewahrt als Nachweis das unterzeichnete Original der Kontrollbescheinigung auf.

TRACES Anmeldung

Im Folgenden ist die Registrierung in TRACES.NT beschrieben, bitte folgen Sie dem beschriebenen Weg bei der Anmeldung:

1. Schritt: Anmeldung / Kontoerstellung

Um sich in TRACES.NT zu registrieren, benötigen Sie einen„EU Login“. Wenn Sie noch keinen Zugang haben, erstellen Sie sich diesen unter https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Bitte verwenden Sie als anzugebende E-Mail-Adresse unbedingt jene, die später zur Anmeldung in TRACES.NT genutzt werden soll. Nachdem Sie „Konto erstellen“ angeklickt haben, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link zur eigenen Passworterstellung zugeschickt.

2. Schritt: Registrierung in TRACES.NT als "operator" und als "user"

Nach erfolgreicher Erstellung eines „EU-Login“ ist es erforderlich Ihr Unternehmen als „operator“ anzumelden. Klicken Sie hierzu auf diesen Link (https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login) und melden Sie sich mit Ihren "EU Login" Daten an. Daraufhin sich die Registrierungsmaske für TRACES.NT. Sie können Ihr Unternehmen registrieren, indem Sie unter dem Button "operator" Ihren Unternehmensnamen im Suchfeld eingeben und suchen. In dem folgenden Fenster besteht die Möglichkeit unter "create a new operator" alle Datails zu Ihrem Unternehmen einzutragen. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.

Bei dem Feld „Operator Identifier“ (Identifizierungsmerkmal Ihres Unternehmens) tragen Sie Ihre EORI-Nummer ein.

Unter „Operator Activities“ geben Sie sowohl für Importeure als auch für Erstempfänger „Organic Importer“ an. In Kürze kann es bei Erstempfängern zu weiteren Änderungen kommen.

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie oben auf „create“.

In den Anleitungen der Behörden finden Sie eine genaue Beschreibung, wie die Einträge vorzunehmen sind.

3. Schritt: Freischaltung / Validierung durch die zuständige Landesbehörde

Nach erfolgter Anmeldung und bevor Ihr Unternehmen in TRACES.NT auf einer Kontrollbescheinigung aufgeführt werden kann, muss die Eintragung des Importeurs durch die zuständige Landesbehörde bestätigt werden. Die Bearbeitung eines Antrags setzt voraus, dass alle erforderlichen Angaben im TRACES.NT Datenbanksystem vom Antragsteller bereits eingetragen worden sind.

Für die Erteilung von Zugangsrechten stellen einige Bundesländer Informationen mit den erforderlichen Schritten bereit. Nach unserem Kenntnisstand ist das Anmeldeprozedere bei TRACES.NT in allen Bundesländern gleich. Die Meldung zur Validierung ist unterschiedlich:

Baden-Württemberg:
Anleitung für Importeure
 
Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten zu TRACES.NT 

Bayern:
Anleitung für Importeure
 

Berlin und Brandenburg:
Anleitung für Importeure, Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten 

Nordrhein-Westfalen:
Anleitung für Importeure
 
Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten zu TRACES.NT
 

Sachsen:
Anleitung für Importeure
 


Sofern Sie Ihren Unternehmenssitz in einem anderen Bundesland haben, empfehlen wir Ihnen die Validierung per Email unter Angabe Ihrer Unternehmensdaten, des angelegten Benutzers und der EORI Nummer formlos zu beantragen.

 

Liste der deutschen Zollämter

Im Feld 9 der Kontrollbescheinigung in TRACES NT ist das zuständige Zollamt unter der Angabe des Dienststellenschlüssels einzutragen.
Link zur Liste der deutschen (Haupt-)Zollämter 


Information für Spediteure und Transportunternehmen

In zwei Schritten können sich Responsible For the Load (RFL)-Spediteure bei TRACES.NT anmelden:

  1. Schritt: Anmeldung bei der ECAS-Datenbank unter https://webgate.ec.europa.eu/agriportal/awaiportal/ 

  2. Schritt: Anmeldung bei TRACES NT auf der Produktivebene unter https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login  

Bei den RFL-Unternehmen handelt es sich nicht um zertifizierte Bio-Unternehmen sondern um herkömmliche Spediteure, die sich in TRACES.NT registrieren und validieren lassen können. 

Die Validierung läuft momentan über DG SANTE. Später können auch die Kontrollstellen und Länderbehörden die Speditionen und Benutzer der Speditionen validieren. Ein Benutzer, der als RFL in TRACES.NT registriert wird, kann keine Kontrollbescheinigung erstellen und auch nicht im Namen des Erstempfängers unterschreiben. Dies können ausschließlich die zertifizierten Unternehmen. Ein RFL kann die Bescheinigungen einsehen, in denen das Unternehmen erwähnt ist und, wenn die Ware geteilt werden soll, kann der RFL die Teilung vornehmen. Die Teilkontrollbescheinigung muss vom zertifizierten Erstempfänger unterschrieben werden.

 

Weitere Informationen vom TRACES Documentation Portal

FAQs: webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/content/faqs.htm 
Aktuelles: webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/content/a_home/what-s-new.htm 



Weitere Hinweise:
Bitte wenden Sie sich bei

  • weiteren technischen Fragen an den SANTE Helpdesk: SANTE-TRACES@ec.europa.eu

  • weiteren Fragen zum Verfahren zur Kontrollbescheinigung (COI) an die GD AGRI: AGRI-E-COI-Organic@ec.europa.eu

 

Importe aus der Schweiz
Für den Import von Bio-Ware aus der Schweiz sind keine Kontrollbescheinigung relevant. Daher müssen Importe aus der Schweiz nicht über TRACES.NT abgewickelt werden.

 

Sonstiges

Bitte beachten Sie auch unsere ergänzenden Informationen zu TRACES: