vor der Kontrolle

Liebe Kunden,

immer wieder bekommen wir die Rückmeldung, dass eine Regelkontrolle aus Ihrer Sicht zu früh angesetzt wird. Gerne wollen wir hier kurz erklären, wie unser Rhythmus bei Regelkontrollen zustande kommt:

Wir besuchen Ihren Betrieb einmal im Kalenderjahr im Rahmen einer Regelkontrolle. Dabei versuchen wir, die Regelkontrolle ca. 6-15 Monate nach der Vorjahresregelkontrolle durchzuführen. Es können aber diverse qualitative oder organisatorische Gründe dafür sprechen, die Regelkontrolle zu einer anderen Jahreszeit anzusetzen:

• Wir wollen bspw. Ihren Betrieb zu einer anderen Jahreszeit besuchen, um bestimmte saisonale Aspekte zu prüfen. Das kommt insbesondere in der Landwirtschaft vor, aber auch im lebensmittelverarbeitenden Bereich, wenn saisonale Unterschiede vorliegen (bspw. Mostereien o.ä.)
• In Jahren, in denen der Biomarkt boomt, kommen viele neue Kunden mit dem Wunsch nach einer schnellen Erstkontrolle auf uns zu. Im Verarbeitungsbereich wollen die Neukunden schnell ein Zertifikat erhalten, um vermarkten zu können und bei allen Kunden haben wir die Aufgabe, Erstkontrollen zeitnah nach Vertragsabschluss durchzuführen, um mit dem Kunden festzulegen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die EU-Bio-VO einzuhalten. Das kann dann dazu führen, dass etablierte Kunden später im Jahr geprüft werden, weil sie schon die individuellen Maßnahmen kennen und bereits vermarkten können und wir in den Folgejahren diese späten Regelkontrollen wieder im Jahresverlauf nach vorne rücken müssen.
• Natürlich sind wir bestrebt, unsere organisatorischen Kosten zu minimieren, um Ihnen weiterhin eine kostengünstige Dienstleistung anbieten zu können. Wir versuchen deshalb, Kontrolltermine so miteinander zu verbinden, dass wir möglichst wenig Fahrzeit und Wegstrecke verbrauchen. Das schont nebenbei u.a. auch das Klima. Es kann also durchaus sein, dass wir Ihre Regelkontrolle vorziehen wollen, weil bspw. in der Nachbarschaft eine eilige Erstkontrolle angesetzt ist.
• Individuelle Gründe wie bspw. Krankheiten bei Ihrem oder unserem Personal führen immer wieder dazu, dass wir Regelkontrollen spät ansetzen müssen, was dann in den Folgejahren wieder durch einen früheren Regelkontrolltermin ausgeglichen werden muss.

Bei der Terminplanung müssen also viele Aspekte berücksichtigt werden und wir sind hier auf eine gewisse Flexibilität des Kunden angewiesen. Wir bevorzugen dabei immer eine einvernehmliche Terminfindung und wollen gerne darauf verzichten, Termine anzuberaumen. Letzteres müssen wir uns aber ausdrücklich vorbehalten, weil wir uns in einem staatlichen Kontrollsystem (EU-Verordnung) bewegen.

Allen Terminfindungen von Regelkontrollen bleibt aber eines gemein: wir machen immer nur eine Regelkontrolle pro Kalenderjahr und wenn Sie einer Regelkontrolle zustimmen, die bereits 6 oder 9 Monate nach der Vorjahresregelkontrolle stattfindet, heisst das nicht, dass wir dauerhaft die Regelkontrollen im kürzeren Abstand durchführen werden und Sie dann irgendwann 2 Regelkontrollen pro Kalenderjahr erhalten. Nein, es bleibt bei einer Regelkontrolle pro Kalenderjahr.

Vielen Dank, wenn Sie sich flexibel zeigen und unseren Außendienstmitarbeitern bei der schwierigen Frage nach der optimalen Route entgegenkommen können, auch wenn Ihr Kontrolltermin mal etwas früher und mal etwas später im Jahr, in der Woche oder am Tag stattfinden sollte.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre ABCERT

• Bitte entnehmen Sie jetzt unserem Terminankündigungsschreiben, welche Verfahren geprüft werden und klicken Sie auf den/die entsprechende/n Link/s auf dieser Seite. Damit öffnen Sie ein pdf-Dokument, das Sie durch die Vorbereitung der jeweiligen Kontrolle leitet.
• Lesen Sie sich das Auswertungsschreiben der letzten Kontrolle bitte noch einmal durch, um sicherzustellen, dass die dort gelisteten Verstöße abgestellt und die entsprechenden Maßnahmen getroffen sind.
• Nachkontrollen werden aufgrund von Verstößen durchgeführt und fokussieren dementsprechend auf die umgesetzten Maßnahmen seit der letzten Kontrollen (Achtung: auch andere Bereiche können jedoch geprüft werden)
• EU-Bio-Verordnung: Ihre Kontrollnummer nennt Ihnen die Kontrollbereiche, die Sie vorbereiten sollten. Dabei steht das A für Erzeugung (auch Imkerei und Aquakultur), B für Verarbeitung, C für Import, D für Vergabe von Tätigkeiten an Dritte (Subunternehmen), E für Futtermittel und H für Handel. Die Kontrollnummer kann beispielsweise so aussehen: D-BW-006-12345-ABCDE.
• EU-Bio-Verordnung: Die Betriebsbeschreibung muss laut Verordnung vom Betriebsleiter jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• EU-Bio-Verordnung: Bei landwirtschaftlichen Betrieben kann der Abgleich der Schlagliste erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. Eine gute Vorbereitung der Schlagliste kann Zeit und Kosten einsparen.
• Unsere Vorbereitungschecklisten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Kontrolleurin / dem Kontrolleur ist es vorbehalten, auch nicht genannte Aspekte zu prüfen.

Die Checklisten zur Kontrollvorbereitung der jeweiligen Verfahren finden Sie hier.

Die Vorbereitung für EU-Bio- und Bioland-Kontrollen findet über unser Kundenportal statt. Alle Informationen hierzu haben wir auf dieser Seite für Sie zusammengestellt.

Immer wieder kommt es bei Kontrollen zu Diskussionen über Hintergrund und Rechtsgrundlagen der Einsicht in die Buchführung. Grundsätzlich sind amtliche Kontrollen in der "Kontrollverordnung" geregelt, sie gilt für alle amtlichen Kontrollen und verpflichtet die Unternehmer (Art 15) Kontrollen zu unterstützen und den Zugang zu allen sachdienlichen Dokumenten zu gewähren (Verordnung (EU) 2017/625). Die EU-Bio-Verordnung verpflichtet (durch die Verordnung (EU) 2021/2119, Art 2) alle erforderlichen Unterlagen, einschließlich Bestands- und Finanzbücher, aufzubewahren, damit insbesondere folgende Rückverfolgbarkeits- und Massenbilanzprüfungen durchgeführt werden können. Diese müssen wiederum (Verordnung (EU) 2021/771, Art 1) bei jeder Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt werden. Damit geht einher, dass wir Kontrollen, bei denen die Buchhaltungsunterlagen nicht vorgelegt werden, nicht abschließen, bzw. kein Zertifikat erteilen können. In diesen Fällen behalten wir uns weitere Kontrolltermine zur Prüfung der Unterlagen vor.

Selbstverständlich werden alle Informationen aus Finanzbüchern und Jahresabschlüssen (wie auch alle anderen Informationen aus den Kontrollen) gemäß unserer gesetzlichen Verpflichtung vertraulich behandelt.

Bitte sorgen Sie dafür, dass Buchführung und ggf. Jahresabschlüsse bei der Kontrolle einsehbar sind. Das erspart Ihnen zusätzlichen Aufwand und ermöglicht die Zertifizierung.