Ihr Zertifizierungspartner
DE-ÖKO-006

Liebe Kundinnen und Kunden,

[28.04.2020] Anschreiben zur Vor-Ort-Kontrolle:
Bitte beachten Sie diese Informationen zur Vor-Ort-Kontrolle.

[8.4.2020] Rundmail an alle Kunden:
Biokontrolle in der Corona-Zeit

Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund der aktuellen Gesundheitsgefahren durch das Corona Virus führen wir derzeit nur noch kontaktlose Kontrollen durch. Um soziale Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren und dennoch weiterhin Kontrollen durchführen und Zertifikate ausstellen zu können, haben wir ein Verfahren zur "Distanzkontrolle" entwickelt, getestet und nun zum Einsatz gebracht.

Diese Distanzkontrollen werden wir auf der Basis Ihrer Betriebsbeschreibung, weiterer ergänzender, von uns ausgewählter und uns zugesendeter/zur Verfügung gestellter Dokumente sowie einem darauf aufbauenden Audit-Interview per Telefon oder Video-Konferenz effizient und effektiv durchführen. Diese Kontrolle ist die Basis für die Erteilung eines Zertifikats. Damit können wir eine zeitgerechte Zertifizierung sicherstellen. Eine Verschiebung von Kontrollen ist leider nur im Ausnahmefall möglich.

Ein solches Kontrollverfahren aus der Distanz ist durch die Durchführungsverordnung (EU) 2020/466 der Kommission vom 30. März 2020 (VO 2020/466) ermächtigt.

Soweit in Ihrem Unternehmen die Regelkontrolle noch nicht stattgefunden hat, wird Ihr Kontrolleur/Ihre Kontrolleurin in den nächsten Wochen auf Sie zukommen, um einen Termin für eine Distanzkontrolle mit Ihnen zu vereinbaren. Dabei wird zunächst besprochen, welche Unterlagen (Betriebsbeschreibungen, Dokumentationen etc.) Sie uns vorab zusenden (am besten funktioniert das per email), und der Termin für ein telefonisches Kontrollgespräch vereinbart. Die Nutzung weiterer "Fernkommunikationsmittel" ist nach Absprache ebenfalls möglich, auch hierzu wird Ihr Kontrolleur/ Ihre Kontrolleurin Sie informieren. Ideal sind die Nutzung von emails und ggfs. eines Smartphones. Zusätzlich verfügen wir über ein Programm, das Ihnen ermöglicht uns ggf. Dokumentationen auf Ihrem Computer zu zeigen, sozusagen als Blick über die Schulter. Alle von uns genutzten Verfahren und technischen Hilfsmittel entsprechen dabei den Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Wir wollen keinen Zugriff auf Ihre Systeme oder Daten, es besteht keine Gefahr für die Übertragung von Schadsoftware oder ähnlichem.

Wir werden diese Distanzkontrollen bei Bedarf (und Festlegung durch die Bundesländer) durch "kontaktlose/distanzierte Vor-Ort-Kontrollen" ergänzen, wo dies sinnvoll und erforderlich scheint. Diese Kontrollen werden in der Regel unangekündigt erfolgen und wir werden dabei beispielsweise Anbauflächen, Weiden, Ausläufe oder auch öffentlich zugängliche Ladengeschäfte oder Verkaufsstellen etc. besichtigen. Probenahme im Einzelhandel sind ein weiteres solches Instrument. Auch hierbei werden wir soziale Kontakte weitestgehend vermeiden, Sie aber ggf. telefonisch informieren, wenn wir vor Ort sind.

Selbstverständlich werden wir auch weiterhin die obligaten zusätzlichen risikobasierten Kontrollen, Teilbereichskontrollen, Nachkontrollen durchführen. Ob dies dann im konkreten Fall aus der Distanz erfolgen kann, distanziert bei Ihnen vor Ort oder vor Ort mit persönlichem Kontakt, werden wir aufgrund der Corona-Lage und der zu prüfenden Bereiche situativ entscheiden.

In dieser besonderen Situation, die uns alle vor neue und nie dagewesene Herausforderungen stellt, bitten wir Sie um Ihre Unterstützung. Wir zählen dabei auf ihre Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Nur so können wir für Sie und alle anderen Kunden eine rechtzeitige lückenlose Zertifizierung zu gewährleisten.
Weitere Fragen zum Verfahren beantwortet Ihnen Ihr Kontrolleur/ Ihre Kontrolleurin bei der Terminabsprache.

Sobald es die Lage zulässt, werden wir wieder zum gewohnten und bewährten Verfahren zurückkehren. Für den Fall, dass Sie kurzfristig eine solche Distanzkontrolle wünschen, z. B. weil Ihre betriebliche Situation dies im Moment erlaubt, dürfen Sie dies uns gerne mitteilen.

Der weitere Ablauf des Kontrollverfahrens erfolgt wie gewohnt. Die Auswertung, ggf. mit dem Zertifikat wird Ihnen zeitnah nach der Kontrolle zugehen.
Aktuelle Informationen zum Thema Kontrolle und Corona finden Sie auch auf unserer homepage https://www.abcert.de/news/2020/coronavirus-und-kontrolle. Wenn der persönliche Kontakt derzeit eingeschränkt ist: Per Telefon oder per Mail können Sie sich weiterhin mit unseren Fachreferenten austauschen.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Familien und Mitarbeitern in dieser besonderen Situation alles Gute und bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihre Kooperationsbereitschaft.

mit freundlichen Grüßen

Friedrich Lettenmeier Thomas Damm
Vorstandsvorsitzender Vorstand


[23.3.2020] Während die Beschränkungen, denen wir alle unterliegen, fast täglich verschärft werden, haben wir inzwischen ein Verfahren zur "Distanzkontrolle" entwickelt.
Diese Kontrolle erfolgt telefonisch auf der Grundlage von Dokumenten, die Sie vorab dem/der Kontrolleur/in zugesandt haben und ggf auch unter Nutzung weiterer technischer Mittel, per Computer und /oder Smartphone.

Wir werden dazu konkret auf Sie zukommen und einerseits die zuzusendenden Unterlagen, einen geeigneten Termin und andererseits die technischen Möglichkeiten und Mittel besprechen, um durch eine "kontaktfreie" Kontrolle Ihre Zertifizierung aufrechterhalten und verlängern zu können.

Wir betreten mit diesem Verfahren zur Distanzkontrolle Neuland. Wir sind uns sicher, dass wir auf dieser Basis gute und effektive Kontrollen und sichere Zertifizierungen gewährleisten können, denoch müssen Sie sich und wir uns uns auf Neues und Ungewohntes einlassen, um das Verfahren zum Erfolg zu bringen.

Dafür bitten wir um Ihre Mitarbeit, Ihre Offenheit und um etwas Geduld, gerade auch bei der Nutzung der technischen Möglichkeiten.

In unserem gemeinsamen Interesse durch strikte Begrenzung der sozialen und persönlichen Kontakte die Verbreitung des Coronavirus möglichst zu verlangsamen, bitten wir Sie, uns bei diesen Kontrollen nach Kräften zu unterstützen!

Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute!

[16.3.2020]
die schnelle Ausbreitung von Covid-19 betrifft uns alle und die Geschwindigkeit, mit der neue, einschneidende Maßnahmen getroffen werden müssen, stellt eine große Herausforderung für alle Beteiligten dar.

Als Kontroll- und Zertifizierungsstelle sind wir üblicherweise permanent mit Kontrolleuren/Kontrolleurinnen vor Ort.

Aufgrund der Pandemie wird dies ab sofort jedoch nur noch sehr eingeschränkt möglich sein.

Wir sehen es als unsere Aufgabe, unseren Beitrag zur Verlangsamung des Infektionsgeschehens zu leisten, dabei aber die von uns durchgeführten Kontroll- und Zertifizierungsverfahren aufrecht zu erhalten und die Zertifizierungen nicht zu gefährden.

Wir prüfen derzeit täglich aufgrund der neuesten Informationen und Einschränkungen die Situation und haben bereits eine ganze Reihe von Maßnahmen ergriffen. So haben wir die Reisetätigkeiten stark eingeschränkt und viele Büro-Kräfte bereits ins home-office geschickt, um dadurch Kontakte zu minimieren und den Betroffenen die Betreuung ihrer Kinder zu ermöglichen. Wir bitten um Verständnis, wenn wir daher in der nächsten Zeit nur mit einer eingeschränkten Zahl von Kollegen erreichbar sind und evtl. auch die Zeiten, zu denen wir im Büro erreichbar sind einschränken müssen.

Insbesondere wird aber auch die Planung von Kontrollen und Audits von dieser außergewöhnlichen Situation beeinträchtigt. Unser absolutes Ziel ist es, die Kontinuität aller unserer Dienstleistungen zu gewährleisten und insbesondere die Zertifizierungen aufrecht zu erhalten und unter den gegebenen Umständen fortzuführen.

Um dies gefahrlos erreichen zu können, arbeiten wir eng mit den zuständigen Behörden zusammen um geeignete Lösungen zu finden.

In dieser schwierigen Zeit wünschen wir Ihnen alles Gute und versichern Sie unserer Unterstützung und der Entschlossenheit unseres gesamten Teams, die Situation erfolgreich für alle Beteiligten zu meistern.

An dieser Stelle werden Sie auch weiterhin die aktuellen Entwicklungen verfolgen können.